Pracodawca, w porozumieniu z zakładową organizacją związkową działającą u niego (a w razie jej braku - z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie u niego przyjętym), wybiera instytucję finansową, która tworzy prywatne rachunki PPK dla pracowników.
Rachunki są zasilane wpłatami pracownika i pracodawcy oraz wpłatą powitalną i dopłatami rocznymi od państwa. Wpłaty pracownika oraz pracodawcy są naliczane procentowo od wysokości wynagrodzenia. Państwo z kolei przekazuje ustalone kwoty (po spełnieniu odpowiednich warunków); niezależne od dochodów pracownika. Gromadzone na rachunkach PPK środki są lokowane w fundusze, które ograniczają poziom ryzyka inwestycyjnego w zależności od wieku uczestnika PPK w tzw. fundusze zdefiniowanej daty.
Dla pracownika, udział w PPK jest dobrowolny, może w każdej chwili zrezygnować z oszczędzania w PPK i do niego powrócić. Natomiast dla pracodawcy uruchomienie PPK jest obowiązkowe.
