Pracodawca ma obowiązek zapisać do PPK osoby spełniające definicję osoby zatrudnionej, jeśli osoby te nie złożyły deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Pracodawca nie może zapisać do PPK osób, które mają ukończone 7O lat, a te, które skończyły 55 lat, może zapisać tylko, gdy złożą one wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK. Ponadto, co do zasady, każda osoba zapisywana do PPK musi mieć co najmniej 14-dniowy okres zatrudnienia u pracodawcy, który zgłasza ją do tego programu (ten warunek nie dotyczy jednak osób, które były zatrudnione u danego pracodawcy w dniu objęcia go przepisami ustawy o PPK).
To, kogo należy uznać za osobę zatrudnioną, wynika z definicji osoby zatrudnionej zamieszczonej w ustawie o PPK (art. 2 ust. 1 pkt 18). Zgodnie z tą definicją przez osoby zatrudnione należy rozumieć osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z niżej wymienionych tytułów w RP w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, czyli:
a) pracowników w rozumieniu kodeksu pracy - wyjątkiem są pracownicy przebywający na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla oraz młodociani,
b) osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,
c) członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
d) osoby fizyczne, które ukończyły 18. rok życia, wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
e) członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji,
f) osoby wskazane w lit. a-d, przebywające na urlopach wychowawczych lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
