Jeżeli pracodawca nie „zapisał” pracownika do PPK w przewidzianym na to terminie, a później przypomniał sobie o tym, nie może obliczyć i pobrać z wynagrodzenia pracownika oraz przekazać do instytucji finansowej zaległych wpłat do PPK. Naprawienie szkody wyrządzonej pracownikowi brakiem wpłat powinno nastąpić zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.

Od 1 grudnia 2022 r. pracodawca zatrudnił pracownika, który - na skutek omyłki pracodawcy - nie został „zapisany” do PPK. Pracodawca zauważył swój błąd w połowie lipca. Następne wynagrodzenie zostanie wypłacone pracownikowi pod koniec lipca. Czy od tego wynagrodzenia można obliczyć i pobrać wyższe - niż wynika to z przepisów - wpłaty do PPK, jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę?

Nie można skorzystać z takiego rozwiązania. Naprawnienie szkody wyrządzonej pracownikowi niedokonaniem zaległych wpłat do PPK powinno nastąpić zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.

Czas na „zapisanie” do PPK

Zasadą jest, że podmiot zatrudniający „zapisuje” osobę zatrudnioną do PPK, czyli zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz tej osoby, nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu osobą zatrudnioną. Do okresu zatrudnienia, potrzebnego do zawarcia umowy o prowadzenie PPK, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów (np. art. 23[1] kodeksu pracy) obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot, który poprzednio zatrudniał tę osobę.

Uczestnictwo w PPK z mocy prawa

Jeżeli podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którymi podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się wówczas za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.

W przypadku, gdy pracodawca zatrudnił pracownika 1 grudnia 2022 r. oraz nie zawarł w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK do 10 marca 2023 r., to 11 marca br. pracownik rozpoczął uczestnictwo w PPK mocy prawa. Wpłaty do PPK powinny być obliczane i pobierane poczynając od wynagrodzenia wypłaconego temu pracownikowi od 11 marca br. W sytuacji, gdy pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie raz w miesiącu – pod koniec miesiąca, a pierwsze wpłaty do PPK zostaną obliczone i pobrane z wynagrodzenia wypłaconego mu w lipcu, brakuje wpłat do PPK od wynagrodzeń wypłaconych pracownikowi w marcu, kwietniu, maju i czerwcu.

Zaległe wpłaty do PPK

Wpłaty do PPK stanowią określony procent wynagrodzenia PPK. Są one obliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia. W sytuacji, gdy pracodawca nie obliczył i nie pobrał wpłat do PPK od wynagrodzenia uczestnika w terminie wypłaty wynagrodzenia, są to tzw. wpłaty zaległe. Pracodawca nie może „wyrównać” brakujących wpłat w ten sposób, że od późniejszego wynagrodzenia uczestnika PPK obliczy i pobierze wpłaty do PPK w wyższej kwocie niż wynika to z przepisów ustawy o PPK – nawet, gdyby pracownik wyraził na to zgodę. Szkoda wyrządzona uczestnikowi PPK niedokonaniem wpłat do PPK powinna zostać naprawiona przez pracodawcę na zasadach wynikających z przepisów kodeksu cywilnego.

Cały artykuł wraz z przykładami można przeczytać pod tym (linkiem).

Autor: Anna Puszkarska, Ekspert PFR Portal PPK