Pracodawca nie może dokonać zaległych wpłat do PPK, nawet za zgodą pracownika. Ma jednak obowiązek zrekompensować mu  – na zasadach wynikających z przepisów kodeksu cywilnego - szkodę wyrządzoną niedokonaniem wpłat do PPK. Chyba, że winę za to ponosi sam uczestnik PPK. 

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, co w praktyce oznacza „zapisanie jej do PPK”, nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) zatrudnienia. Jeśli z jakiś powodów pracodawca „zapomni” o tym obowiązku, pracownik stanie się uczestnikiem PPK z mocy prawa. Zgodnie bowiem z art. 17 ustawy o PPK, jeśli pracodawca nie dopełnił obowiązku zawarcia - w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej - umowy o prowadzenie PPK nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęło 90 dni zatrudnienia, przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie tego terminu z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy tą osobą a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Umowę o prowadzenie PPK uważa się wówczas za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.

Wpłaty finansowane przez pracodawcę są obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia. W sytuacji, gdy pracodawca w terminie wypłaty wynagrodzenia uczestnikowi PPK, wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi, nie obliczył i nie pobrał od tego wynagrodzenia wpłat do PPK, nie może już później dokonać tych zaległych wpłat do PPK. 

Przykład: Pracownik został zatrudniony u danego pracodawcy 1 lutego 2024 r., a zatem najpóźniej do 10 maja 2024 r., pracodawca miał obowiązek zawrzeć w jego imieniu i na jego rzecz umowę o prowadzenie PPK. Pracodawca nie zrobił tego, co oznacza to, że 11 maja pracownik ten stał się uczestnikiem PPK z mocy prawa. Pracodawca zorientował się, że nie dopełnił swojego obowiązku dopiero w czerwcu br. (pierwsze wpłaty do PPK obliczy i pobierze zatem dopiero od wynagrodzenia wypłaconego pod koniec tego miesiąca). Oznacza to, że pracodawca nie obliczył, nie pobrał i nie dokonał wpłat do PPK od wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi w maju. Mimo, że pracownik złożył wniosek, aby pracodawca obliczył i pobrał zaległe wpłaty do PPK przy wypłacie kolejnego wynagrodzenia, pracodawcy nie wolno tego zrobić. Ustawa o PPK nie przewiduje bowiem dokonywania zaległych wpłat do tego programu. 

Tylko rekompensata 

Przepisy ustawy o PPK nie przewidują bowiem możliwości wstecznego dokonywania zaległych wpłat w sytuacji, w której pracodawca nie dopełnił tego obowiązku w ustawowym terminie. Taka regulacja mogłaby okazać się uciążliwa dla osoby zatrudnionej, np. w przypadku, gdy należałoby pobrać i dokonać jednorazowo wpłat do PPK za kilka lub nawet kilkanaście miesięcy, co mogłoby okazać się dość istotnym obciążeniem finansowym dla zatrudnionej osoby. Co istotne, pracodawca nie może tego zrobić nawet za zgodą takiej osoby.

Zgodnie natomiast z art. 29 ust. 1 ustawy o PPK, do wpłat dokonywanych do PPK w zakresie nieuregulowanym w tej ustawie stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. Oznacza to, że w przypadku wyrządzenia pracownikowi szkody niedokonaniem zaległych wpłat do PPK zastosowanie znajdą przepisy kodeksu cywilnego.

Wina osoby zatrudnionej 

Są jednak sytuacje, w których pracodawca będzie zwolniony z odpowiedzialności za niedokonanie wpłat do PPK. Zgodnie bowiem z art. 28 ust. 6 ustawy o PPK, podmiot zatrudniający nie ponosi odpowiedzialności za brak lub błędne obliczenie, pobranie lub dokonanie wpłaty, jeżeli jest to spowodowane przekazaniem podmiotowi zatrudniającemu przez osobę zatrudnioną błędnych informacji, skutkujących błędnym ustaleniem w przedmiocie podlegania przez daną osobę zatrudnioną obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu z tytułu zatrudnienia w tym podmiocie. 

Przykład: Zleceniobiorca, zatrudniony od 1 lutego 2024 r., złożył błędne oświadczenie zleceniodawcy, w wyniku czego został zgłoszony tylko do ubezpieczenia zdrowotnego (powinien być również zgłoszony do ubezpieczeń społecznych). Spowodowało to, że zleceniodawca nie „zapisał” go do PPK. Zleceniodawca dopiero w czerwcu otrzymał informacje o w/w okolicznościach. W takiej sytuacji – zgodnie z art. 17 ustawy o PPK – w pierwszym dniu po upływie terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla tego zleceniobiorcy, czyli 11 maja 2024 r.  powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK. Oznacza to, że już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po tej dacie powinny być naliczone i odprowadzone wpłaty do PPK za tego zleceniobiorcę, co jak wiadomo nie miało miejsca. Z uwagi na to jednak, że zaniechanie podmiotu zatrudniającego wynikało z błędnego oświadczenia złożonego mu przez zleceniobiorcę – podmiot ten nie będzie zobowiązany do zrekompensowania zleceniobiorcy poniesionej przez niego szkody.

Autor: Małgorzata Jankowska