Aby wdrożenie PPK przebiegło sprawnie, warto się do niego odpowiednio przygotować. Na tym etapie istotne jest, abyś pamiętał, że:

• umowę o zarządzanie PPK powinieneś zawrzeć nie później niż na 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK,
• możesz, a nawet powinieneś poinformować pracowników o zasadach uczestnictwa w PPK,
• masz obowiązek poinformować pracowników, którzy ukończyli 55 lat (albo ukończą do dnia zawarcia umowy o prowadzenie PPK), że przystąpić do PPK mogą wyłącznie na swój wniosek,
• zawierasz umowę o prowadzenie PPK tylko dla „osób zatrudnionych”,
• zawarcie umów wiąże się dla Ciebie z obowiązkami informacyjnymi wobec pracownika i instytucji finansowej.

Umowa o zarządzanie PPK

Umowę o zarządzanie PPK zawierasz z wybraną instytucją finansową. Jest to umowa zawierana pomiędzy Tobą (pracodawcą) a tą instytucją.

Umowa o prowadzenie PPK

Z tą samą instytucją finansową, z którą zawrzesz umowę o zarządzanie PPK, zawierasz – w imieniu i na rzecz swoich pracowników – umowę o prowadzenie PPK. Stronami tej umowy są: pracownik i instytucja finansowa.

• Więcej informacji na temat umów o zarządzanie i prowadzenie PPK znajdziesz w bezpłatnej publikacji "PPK w praktyce: Umowa o zarządzanie PPK i umowa o prowadzenie PPK" (tutaj).

Informowanie pracowników o zasadach uczestnictwa w PPK

Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK, możesz poinformować pracowników o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach pracownika i pracodawcy związanych z uczestnictwem w programie.

Mimo, że takie informowanie nie jest Twoim ustawowym obowiązkiem, przeprowadzenie w firmie akcji informacyjnej o PPK jest korzystne zarówno dla Ciebie, jak i dla pracowników. Pozwala pracownikom na podjęcie przemyślanych decyzji, a tym samym zmniejsza prawdopodobieństwo, że szybko będą chcieli swoje decyzje zmieniać, co zawsze związane jest z koniecznością podejmowania przez pracodawcę dodatkowych czynności.

Zapisywanie pracowników do PPK

Zawierając umowę o prowadzenie PPK - w imieniu i na rzecz konkretnych pracowników, w praktyce zapisujesz ich do PPK. Taką umowę zawierasz tylko dla tych zatrudnionych w Twojej firmie, którzy spełniają definicję osoby zatrudnionej.

Pamiętaj, za osoby zatrudnione dla celów ustawy o PPK uważa się osoby podlegające obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt. 18 ustawy o PPK - w Rzeczypospolitej Polskiej, w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z tą definicją, do PPK powinieneś zapisać:

• pracowników, z wyjątkiem młodocianych oraz pracowników przebywających na urlopach górniczych lub urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla,
• osoby wykonujące pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych,
• osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia (albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), które ukończyły 18. rok życia,
• osoby przebywające ze wskazanych wyżej tytułów na urlopie wychowawczym lub pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
• członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tej funkcji.

Zwróć uwagę, że nie każdy zatrudniony w firmie będzie osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK. Samo podleganie obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym nie wystarczy, gdyż do PPK może przystąpić tylko osoba, która podlega obowiązkowo ubezpieczeniom z jednego z wyżej wymienionych tytułów (jest to katalog zamknięty).

Umowę o prowadzenie PPK zawierasz także dla osoby zatrudnionej, która w dniu jej zawarcia jest nieobecna w pracy i przebywa:

• na zwolnieniu lekarskim,
• na świadczeniu rehabilitacyjnym,
• na urlopie bezpłatnym, ale w miesiącu, w którym zawierana jest umowa o prowadzenie PPK, otrzymała przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Wiek osoby zatrudnionej

Umowę o prowadzenie PPK zawierasz w imieniu i na rzecz „osób zatrudnionych”:

• które ukończyły 18 rok życia, ale nie ukończyły 55 lat - niejako z automatu (nie potrzebujesz ich zgody), o ile nie złożyły rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
• które ukończyły 55 lat, ale nie ukończyły 70 lat i złożyły wniosek o zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK.

Nie możesz zapisać do PPK osób, które ukończyły 70 lat. Wiek pracowników weryfikujesz na zaplanowany przez Ciebie dzień zawarcia umowy o prowadzenie PPK. Jesteś zobowiązany do poinformowania pracowników, którzy ukończyli 55. rok życia, ale nie ukończyli 70 lat, o tym, że nie są objęci tzw. automatycznym zapisem i mogą przystąpić do PPK wyłącznie na swój wniosek.

Termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK

Umowę o prowadzenie PPK - w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej - należy zawrzeć nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia.

Do okresu zatrudnienia wlicza się wszystkie okresy z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w tym podmiocie, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach, jeżeli z mocy odrębnych przepisów pracodawca jest ich następcą prawnym.

W przypadku osób wykonujących pracę nakładczą do okresu zatrudnienia wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231 k.p. .(przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę). Chodzi tu o sytuację, w której do przejęcia pracodawcy dochodzi w wyniku takich zdarzeń, jak np. sprzedaż firmy, dzierżawa czy leasing części zakładu pracy.

Przy obliczaniu 3-miesięcznego okresu zatrudnienia, miesiąc liczy się jako trzydzieści dni, zarówno w przypadku umów regulowanych kodeksem pracy, jak i w przypadku umów regulowanych Kodeksem cywilnym. Okres 3 miesięcy zatrudnienia rozumiemy zatem jako 90 dni.

Chcesz dowiedzieć się jak krok po kroku przygotować się do wdrożenia PPK? Opracowaliśmy poradnik dla pracodawców, którzy zobowiązani są do utworzenia PPK w swojej firmie. W poradniku wyjaśniamy, krok po kroku, jak wypełnić obowiązki pracodawcy związane z utworzeniem PPK. Pobierz bezpłatnie (klik). 

Znajomość przedstawionych w poradniku zagadnień jest niezbędna dla prawidłowego wprowadzenia PPK w Twojej firmie. Mamy nadzieję, że poniższe wyjaśnienia okażą się pomocne. Jeśli nie znajdziesz tu odpowiedzi na swoje pytania, zapisz się na nasze bezpłatne szkolenia z zakresu obsługi PPK w firmie.

Autor: Joanna Gawęda, "Jak utworzyć PPK krok po kroku? Prosta instrukcja dla pracodawców"