Aby wdrożenie PPK przebiegło sprawnie, warto się do niego odpowiednio przygotować. Na tym etapie istotne jest, abyś pamiętał, że:

• razem z reprezentacją pracowników powinieneś przygotować zestawienie kryteriów wyboru instytucji finansowej (zwłaszcza jeśli chcecie ustalić dodatkowe kryteria - poza tymi, które wynikają z przepisów), a następnie - również wspólnie z tą reprezentacją - dokonać analizy ofert,
• oferty wszystkich instytucji finansowych oferujących prowadzenie PPK znajdziesz pod adresem: https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html, przy czym
• zapytania ofertowe możesz wysłać bezpośrednio do instytucji finansowych,
• jeżeli na miesiąc przed upływem terminu, w którym jesteś zobowiązany do zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nie osiągniesz porozumienia z załogą co do wyboru instytucji finansowej - możesz wybrać ją samodzielne,
• wybór instytucji finansowej powinieneś odpowiednio udokumentować.

Wyboru instytucji finansowej powinieneś dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka w Twojej firmie nie działa, to w porozumieniu z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie przyjętym w Twoim przedsiębiorstwie.

Porozumienie ze związkami zawodowymi

Jeśli działa u Ciebie więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, do współpracy przy wyborze instytucji finansowej należy zaprosić każdą z nich.

Sposób ustalenia i przedstawienia wspólnego stanowiska przez wyłonioną do tych spraw wspólną reprezentację związkową określi porozumienie zawarte przez organizacje związkowe. O formie oraz o sposobie ustalenia i prezentacji takiego stanowiska zdecydują samodzielnie organizacje związkowe w zawartym w tym celu porozumieniu.

Porozumienie z reprezentacją osób zatrudnionych (gdy nie ma zakładowej organizacji związkowej)

Nie możesz samodzielnie wyznaczyć takiej reprezentacji, możesz tylko określić tryb jej wyboru (nie ma przepisów regulujących ten tryb). Pamiętaj też, że choć w skład reprezentacji mogą wchodzić również osoby, które nie spełniają definicji osoby zatrudnionej, wyboru tej reprezentacji mogą dokonać tylko osoby zatrudnione.

Jeśli w Twojej firmie istnieje już przedstawicielstwo pracowników (np. komisja socjalna), to nie ma przeszkód, aby to przedstawicielstwo reprezentowało interesy osób zatrudnionych w zakresie wyboru instytucji finansowej. Pamiętaj jednak, że może ono reprezentować osoby zatrudnione w procesie wyboru instytucji finansowej tylko pod warunkiem, że osoby zatrudnione nadadzą mu takie uprawnienie.

Kryteria wyboru instytucji finansowej

Wyboru instytucji finansowej powinieneś dokonać w szczególności na podstawie:

• oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK,
• efektywności w zarządzaniu aktywami,
• posiadanego przez podmioty zarządzające doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi.

Poza powyższymi kryteriami możesz wziąć pod uwagę także takie kryteria jak np.:

• dotychczasowe wyniki finansowe,
• kompetencje zespołów zarządzających i przyjęte polityki dot. inwestowania środków w PPK,
• zakres wsparcia w procesie wdrażania i obsługi PPK w firmie.
   

Dokumentowanie wyboru instytucji finansowej

Wybór instytucji finansowej powinieneś odpowiednio udokumentować. Taka dokumentacja może Ci się przydać w przyszłości, np. w przypadku zarzutów co do sposobu przeprowadzenia konsultacji z reprezentacją pracowników – abyś mógł wykazać swoją staranność w zakresie przeprowadzonych konsultacji.

Mogą to być protokoły ze spotkania z reprezentacją pracowników, zestawienie kryteriów branych pod uwagę w procesie porównywania ofert, raport z analizy ofert, czy wreszcie porozumienie w sprawie wyboru instytucji finansowej lub dokument potwierdzający brak takiego porozumienia.

Chcesz dowiedzieć się jak krok po kroku przygotować się do wdrożenia PPK? Opracowaliśmy poradnik dla pracodawców, którzy zobowiązani są do utworzenia PPK w swojej firmie. W poradniku wyjaśniamy, krok po kroku, jak wypełnić obowiązki pracodawcy związane z utworzeniem PPK. Pobierz bezpłatnie (klik). 

Znajomość przedstawionych w poradniku zagadnień jest niezbędna dla prawidłowego wprowadzenia PPK w Twojej firmie. Mamy nadzieję, że poniższe wyjaśnienia okażą się pomocne. Jeśli nie znajdziesz tu odpowiedzi na swoje pytania, zapisz się na nasze bezpłatne szkolenia z zakresu obsługi PPK w firmie.

Autor: Joanna Gawęda, "Jak utworzyć PPK krok po kroku? Prosta instrukcja dla pracodawców"