Aby wdrożenie PPK przebiegło sprawnie, warto się do niego odpowiednio przygotować. Na tym etapie istotne jest, abyś pamiętał, że:

• wpłaty do PPK naliczasz od wynagrodzenia uczestnika PPK,
• pierwsze wpłaty do PPK powinieneś naliczyć i pobrać już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego uczestnikowi PPK po zawarciu umowy o prowadzenie PPK,
• wpłaty należy przekazać do instytucji finansowej w terminie do 15 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone i pobrane,
• deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK działa od momentu jej złożenia.

Wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę

Jesteś zobowiązany do finansowania wpłat podstawowych do PPK w wysokości 1,5% wynagrodzenia pracownika. Możesz także zdecydować o finansowaniu wpłaty dodatkowej w wysokości do 2,5% wynagrodzenia.

Możesz różnicować wysokość finansowanej przez siebie wpłaty dodatkowej ze względu na okres zatrudnienia pracowników. Jeśli zdecydujesz o różnicowaniu tych wpłat ze względu na inne kryteria niż okres zatrudnienia, to powinieneś uwzględnić to w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy.

Wpłaty do PPK finansowane przez pracownika

Pracownik co miesiąc przeznacza na PPK 2% swojego wynagrodzenia. Może także zadeklarować finansowanie wpłaty dodatkowej – w wysokości do 2% wynagrodzenia.

Pracownik będący już uczestnikiem PPK, który w danym miesiącu uzyskuje wynagrodzenie nieprzekraczające 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia, ma możliwość obniżenia wpłaty podstawowej, do 0,5% wynagrodzenia:

• wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2%, ale nie mniej niż 0,5%,
• uczestnik PPK może złożyć taką deklarację tylko w miesiącu, w którym jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł nie przekracza kwoty 1,2 krotności minimalnego wynagrodzenia.

Pamiętaj:

• nie uwzględniasz deklaracji o obniżeniu wpłaty podstawowej w każdym miesiącu, w którym wynagrodzenie uczestnika PPK osiągane w Twojej firmie przekracza kwotę limitu,
• obniżasz wpłatę podstawową do zadeklarowanej wysokości, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu złożenia uwzględnionej deklaracji,
• w miesiącach, w których uczestnik otrzymuje wynagrodzenie wyższe od kwoty 1,2 krotności minimalnego wynagrodzenia, pomimo złożonej deklaracji naliczasz wpłatę podstawową do PPK w wysokości 2%,
• jeśli uczestnik PPK składa deklarację w miesiącu, w którym przepracował tylko część miesiąca z usprawiedliwionych przyczyn (absencja chorobowa, urlop bezpłatny), wynagrodzenie uczestnika powinieneś przeliczyć na pełny miesiąc.

Podstawa naliczenia wpłat do PPK

Podstawę naliczenia wpłat do PPK stanowi wynagrodzenie uczestnika PPK.

Wynagrodzenie należy rozumieć jako podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, bez zastosowania limitu 30-krotności oraz z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Oznacza to, że do ustalania podstawy wpłat do PPK zastosujesz zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, o których mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z przepisami tej ustawy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
• przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Do przychodów wymienionych w § 2 ust. 1 tego rozporządzenia należą m.in.:

• nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,
• odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101[2] kodeksu pracy,
• wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór,
• wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł, 
• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Terminy wpłat

Wpłaty do PPK naliczasz i pobierasz w terminie wypłaty wynagrodzenia i przekazujesz je do instytucji finansowej do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłaty zostały naliczone i pobrane. Pierwsze wpłaty do PPK powinieneś naliczyć i pobrać już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi po zawarciu w jego imieniu i na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK.

Składki na ubezpieczenia społeczne

Finansowane przez Ciebie wpłaty do PPK - zarówno podstawowe, jak i dodatkowe - nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Podatek

Finansowane przez Ciebie wpłaty - zarówno podstawowe, jak i dodatkowe - stanowią przychód uczestnika PPK. Oznacza to, że powinieneś naliczyć i pobrać należną od tych wpłat zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z obowiązującą danego pracownika skalą podatkową (12% albo 32%).

W związku z tym, że przychód pracownika z tytułu wpłaty do PPK powstaje w chwili przekazania tej wpłaty do instytucji finansowej, to jeśli wypłata wynagrodzenia miesięcznego poprzedzi wpłatę do PPK i nie będziesz miał już z czego pobrać zaliczki na podatek (po przekazaniu wpłaty do PPK nie będzie już w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia), to jej nie pobierzesz. W takim przypadku przychód pracownika z tego tytułu powinieneś doliczyć do przychodu ze stosunku pracy wykazywanego w informacji PIT-11 za rok, w którym pracownik otrzymał ten przychód. W tej sytuacji u podatnika może wystąpić konieczność dopłaty podatku przy rozliczeniu rocznym.

Jeżeli jednak uda Ci się tak skoordynować swoje działania, w taki sposób, że wpłata do PPK będzie mieć miejsce przed wypłatą wynagrodzenia, to pobrana zaliczka powinna obejmować łączny przychód ze stosunku pracy, to jest przychody ze stosunku pracy z uwzględnieniem sfinansowanych przez Ciebie wpłat do PPK.

Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK

Pracownik w każdej chwili może zawiesić oszczędzanie w PPK. Wystarczy, że złoży deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracownik może złożyć taką deklarację już w pierwszym dniu, od którego jesteś zobowiązany do stosowania przepisów ustawy o PPK, lub w pierwszym dniu jego zatrudnienia.

Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK obowiązuje od momentu jej złożenia. Oznacza to, że począwszy od chwili złożenia tej deklaracji (doręczenia pracodawcy) nie dokonujesz już wpłat do PPK, a wpłaty naliczone i pobrane, ale nieprzekazane przed dniem złożenia tej deklaracji powinieneś zwrócić pracownikowi.

Jak przekazać wpłaty do PPK

W celu comiesięcznego rozliczania wpłat do PPK:

• przygotowujesz zestawienie wpłat do PPK, w podziale na każdego pracownika (taką funkcjonalność zapewniają programy kadrowo-płacowe, ale istnieje możliwość przygotowania takiego zestawienia w Excelu),
• zestawienie przekazujesz do instytucji finansowej,
• dokonujesz zbiorczego przelewu na rachunek wskazany przez instytucję finansową.

Masz do dyspozycji dwie metody przekazywania zestawienia wpłat:

• przesłanie plików „płaskich” np. z poziomu przeglądarki internetowej (to jest opcja przewidziana dla tych pracodawców, którzy np. nie posiadają programu kadrowo-płacowego), 
• za pośrednictwem programu kadrowo – płacowego.

Chcesz dowiedzieć się jak krok po kroku przygotować się do wdrożenia PPK? Opracowaliśmy poradnik dla pracodawców, którzy zobowiązani są do utworzenia PPK w swojej firmie. W poradniku wyjaśniamy, krok po kroku, jak wypełnić obowiązki pracodawcy związane z utworzeniem PPK. Pobierz bezpłatnie (klik). 

Znajomość przedstawionych w poradniku zagadnień jest niezbędna dla prawidłowego wprowadzenia PPK w Twojej firmie. Mamy nadzieję, że poniższe wyjaśnienia okażą się pomocne. Jeśli nie znajdziesz tu odpowiedzi na swoje pytania, zapisz się na nasze bezpłatne szkolenia z zakresu obsługi PPK w firmie.

Autor: Joanna Gawęda, "Jak utworzyć PPK krok po kroku? Prosta instrukcja dla pracodawców"