Aby wdrożenie PPK przebiegło sprawnie, warto się do niego odpowiednio przygotować. Na tym etapie istotne jest, abyś pamiętał, że:

• jesteś zobowiązany do prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem oraz przekazywaniem wpłat do PPK.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji

Zawarcie umowy o zarządzanie PPK, a następnie umowy o prowadzenie PPK, wiąże się dla Ciebie również z obowiązkiem prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem oraz odprowadzaniem wpłat do PPK.

Ustawa o PPK nie wskazuje okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji związanej z pracowniczym planem kapitałowym. Należy jednak przyjąć, że ponieważ wpłaty do PPK są ściśle związane z dokumentacją dot. ustalania wynagrodzenia, dokumentację tę powinno się przechowywać analogicznie jak dokumentację pracowniczą, tj. przez okres zatrudnienia, a po jego ustaniu okres przechowywania tej dokumentacji będzie wynosił 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

Kiedy nie masz obowiązku wdrożenia PPK

Przepisów ustawy o PPK nie stosują (czyli nie zawierają umowy o zarządzanie PPK):

• osoby fizyczne, które zatrudniają - w zakresie niezwiązanym z ich działalnością gospodarczą - inną osobę fizyczną w zakresie niezwiązanym z ich działalnością gospodarczą.

Chodzi tutaj o przypadki zatrudnienia przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą innej osoby fizycznej - w zakresie niezwiązanym z prowadzaną działalnością, np. opiekunki do dziecka lub pomocy domowej.

• mikroprzedsiębiorcy, którym wszystkie osoby zatrudnione złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.

Ze zwolnienia, o którym mowa powyżej, możesz skorzystać tylko, jeśli posiadasz status mikroprzedsiębiorcy - w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Jeśli nie posiadasz tego statusu, to złożenie przez wszystkie osoby zatrudnione deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, nie zwalnia Ciebie z obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK.

Mikroprzedsiębiorca to taki przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z ostatnich dwóch lat spełniał łącznie następujące warunki: zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Zwolnienie ze stosowania ustawy o PPK utracisz w dniu, w którym pierwszy pracownik złoży Ci wniosek o dokonywanie wpłat do PPK lub w którym zatrudnisz osobę, która nie zrezygnuje z dokonywania wpłat do PPK bądź gdy utracisz status mikroprzedsiębiorcy.

Utrata zwolnienia będzie oznaczała dla Ciebie konieczność uruchomienia PPK. Umowy o prowadzenie PPK dla pracowników będziesz zobowiązany zawrzeć w terminie do 10. dnia miesiąca następującego po upływie 90 dni liczonych począwszy od dnia, w którym utracisz zwolnienie.

Chcesz dowiedzieć się jak krok po kroku przygotować się do wdrożenia PPK? Opracowaliśmy poradnik dla pracodawców, którzy zobowiązani są do utworzenia PPK w swojej firmie. W poradniku wyjaśniamy, krok po kroku, jak wypełnić obowiązki pracodawcy związane z utworzeniem PPK. Pobierz bezpłatnie (klik). 

Znajomość przedstawionych w poradniku zagadnień jest niezbędna dla prawidłowego wprowadzenia PPK w Twojej firmie. Mamy nadzieję, że poniższe wyjaśnienia okażą się pomocne. Jeśli nie znajdziesz tu odpowiedzi na swoje pytania, zapisz się na nasze bezpłatne szkolenia z zakresu obsługi PPK w firmie.

Autor: Joanna Gawęda, "Jak utworzyć PPK krok po kroku? Prosta instrukcja dla pracodawców"